El Analista Inconforme - Introducción a la programación de macros en Excel

Excel es una de las herramientas poderosas con las que su puede contar y son muy pocas las personas que llegan a aprovechar al máximo la potencia que este brinda. No solamente sirve para llevar pequeños controles, listados de datos, creación de reportes o estadísticas; por citar solo algunos de los cientos de usos que se le pueden dar.

En esta ocasión, quiero compartir con ustedes mi iniciación en la programación de aplicaciones en VBA/Excel. Desde 2006, vengo trabajando con VBA/Excel y realmente me he quedado perplejo de toda  la potencia que se obtiene al fusionar estas magnificas herramientas.

Años atrás, solo utilizaba Excel para tareas repetitivas. En mi primer empleo como analista en el departamento de crédito y cobranza. Me encontraba fastidiado de hacer siempre los mismos pasos para realizar mis análisis de diferencias de pagos; efectuados por cadenas de autoservicio como son Gigante (ser llamaba… ahora es de Soriana), Costco, Comercial Mexicana y WaltMart.

Y me frustraba aun más el sistema de información con el que contaba la empresa (El contralor “Kepler”), el cual no permitía la importación de información hacia el mismo. Así que después de haber terminado mis análisis, se los daba a la capturista para que ingresara al sistema los números de factura y los respectivos movimientos para saldarlas. Estuve más de un año trabajando de esa forma y aunque era rápido en mi trabajo no me sentía a gusto (siempre lo mismo).

Llego un día en que un compañero me mencionó el tema de las macros y que supuestamente se podían hacer algunas mejoras al proceso de trabajo; yo me reí de él y le dije que para que complicarse la vida, que esas cosas no funcionaban, ya que recordé cuando me las enseñaron en la escuela y realmente eran cosas muy simples. Paso el tiempo y mi compañero empezó hacer pequeñas pruebas, las cuales cambiaban el formato de algunos datos, claro, estos datos tenían que estar en cierto rango de celdas, por lo cual me burlaba de él, diciéndole que si sus datos estuvieran en otro rango, su pequeña macro no funcionaria. Para ser sincero, mi compañero había sembrado en mi la duda acerca del uso de macros y también decidí a empezar a grabar unas cuantas y a bajar información de la red, pero los ejemplos me parecían burdos y no sabía muy bien cómo aplicarlos a mis actividades. Un día pasando por una librería vi en el aparador un libro con el siguiente título: “Las Macros en Excel”. Costaba muy barato y se veía muy digerible, así que lo compré y empecé a estudiarlo… y después de unas semanas de estar estudiándolo pude empezar a implementar buenas macros manualmente y haciendo uso del grabador de Excel.

Pude hacer una macro que abriera un archivo texto, le diera formato y de este, extraer el número de facturas que los clientes me pagaban, para después procesar automáticamente diferencias pequeñas en los pagos. Todo esto me llevaba de 2-3 horas de forma manual (mi análisis de diferencias en pagos), pero ahora todo se reducía a un clic y en menos de tres minutos de tiempo; es más hasta se mandaba a imprimir automáticamente el análisis del pago para su posterior captura en el sistema. Posteriormente hice algunas macros similares (utilizando como base la que ya tenía) para los demás clientes y sus descuentos especiales de cada uno de ellos. Mi compañero y yo fuimos aprendiendo, el uno del otro nuevas cosas y características de la programación de macros en Excel.

Posteriormente logré hacer una macro sorprendente: Una macro que capturaba toda la información del análisis al sistema con el que contaba la empresa. Fue  fantástico, recuerdo como le dije  en broma a la capturista: “Ya llegó tu remplazo”, y esta me dijo que estaba loco así que le mostré la macro en acción; y mientras la capturista tardaba 10-12 min en vaciar la información al sistema, mi macro lo hacía en solo 1 minuto (y sin cometer fallo alguno).

Esa es mi historia en la cual me inicie y quede maravillado con el poder de Excel y VBA. De analista pase a convertirme a programador!

Espero que esta pequeña historia les motive a profundizar en el uso de Excel y VBA.